Apakah kasus penggunaan ini terdengar akrab bagi Anda? Memelihara ratusan file Excel, menganalisis rantai email panjang, dan terus menyalin dan menempelkan data dari satu sistem ke sistem lain, hanya untuk melacak semuanya. Banyak perusahaan masih berjuang dengan proses manual. Ini tidak hanya menghabiskan waktu yang berharga, tetapi juga menyebabkan kesalahan dan membuatnya sulit untuk fokus pada apa yang benar -benar penting.
Berita baiknya adalah bahwa digitalisasi tidak lagi hanya untuk perusahaan besar dan perusahaan teknologi. Ada alat dan strategi yang efektif yang cocok untuk bisnis dari semua ukuran yang dapat membantu Anda beralih dari banyak tugas manual ke alur kerja otomatis.
Dari manual ke otomatis
Bayangkan daftar Excel kompleks Anda digantikan oleh alur kerja real-time yang memperbarui secara otomatis. Pikirkan waktu yang bisa Anda hemat dan kesalahan yang dapat Anda hilangkan jika sistem Anda terhubung dengan mulus daripada Anda harus mengekspor data dan mengimpornya ke yang berikutnya. Berani bermimpi bahwa sistem Anda akan membuat Anda terkini tentang tenggat waktu dan perubahan penting lainnya, jadi Anda tidak perlu memeriksa setiap proses setiap hari secara manual untuk menghindari kehilangan apa pun.
Inti dari digitalisasi adalah merancang sistem yang berkomunikasi satu sama lain dan bertindak justru saat itu penting.
Strategi inti untuk mendigitalkan proses bisnis
Untuk berhasil mendigitalkan proses bisnis, perusahaan harus fokus pada tiga strategi inti. Strategi -strategi ini dibangun satu sama lain dan bersama -sama membentuk fondasi yang kuat untuk efisiensi, transparansi, dan skalabilitas:
- Integrasi yang digerakkan oleh pemicu
- Alat Otomasi Alur Kerja
- Pemberitahuan yang membuat perbedaan
1. Integrasi yang digerakkan oleh pemicu
Prinsipnya sederhana: ketika peristiwa tertentu (pemicu) terjadi, suatu tindakan dimulai secara otomatis. Misalnya, ketika kontak baru dimasukkan ke dalam sistem CRM Anda, ini dapat memicu pemberitahuan kepada tenaga penjualan Anda di Slack atau bahkan meluncurkan proses mengirimkan penawaran.
Nilai tambah nyata datang ketika Anda melampaui tindakan mengotomatisasi dalam satu sistem dan menghubungkan berbagai platform seperti kotak masuk email Anda ke sistem ERP Anda ke alat obrolan seperti Slack atau Google Chat.
|
Contoh kasus – BMG LabTech:
Sementara proyek global mungkin memerlukan integrasi yang kompleks, alat-alat seperti Make atau Zapier juga memungkinkan otomatisasi berbasis pemicu dengan kode rendah untuk tugas sehari-hari. |
2. Alat Otomatisasi Alur Kerja
Setelah sistem terhubung, langkah selanjutnya adalah mengotomatiskan alur kerja berulang. Alat Otomasi Alur Kerja membantu menyinkronkan data dan menjaga proses tetap berjalan tanpa upaya manual.
Kasus penggunaan yang khas meliputi:
- Memperbarui catatan data di seluruh sistem
- Mengirim email tindak lanjut secara otomatis
- Sinkronisasi entri CRM dengan Google Sheets atau alat lainnya
Solusi kode rendah saat ini membuat otomatisasi ini dapat diakses bahkan tanpa pengetahuan pemrograman yang mendalam. Ini memastikan tim menghabiskan lebih sedikit waktu untuk tugas yang berulang dan lebih banyak waktu untuk pekerjaan yang berharga.
3. Pemberitahuan yang membuat perbedaan
Integrasi dan otomatisasi hanya mencapai potensi penuh mereka saat dipasangkan Pemberitahuan Cerdas. Alih -alih terus -menerus memeriksa sistem secara manual, biarkan mereka memberi tahu Anda saat itu paling penting.
Contohnya termasuk:
- Manajer gudang diperingatkan ketika inventaris jatuh di bawah ambang batas.
- CFO menerima pesan ketika transaksi besar selesai.
- Tim penjualan diingatkan bahwa jika timah belum dihubungi selama lima hari.
Dengan memunculkan hanya Kanan Acara, pemberitahuan membantu tim bertindak dengan cepat dan menghindari peluang yang terlewatkan.
Satu langkah di luar dasar: mengintegrasikan AI ke dalam alur kerja Anda
Kecerdasan Buatan (AI) membawa otomatisasi ke tingkat berikutnya dengan menambahkan konteks dan kecerdasan pada proses Anda. Alih -alih hanya bereaksi terhadap pemicu, AI dapat menganalisis data yang masuk, mengenali urgensi atau jenisnya, dan memutuskan langkah selanjutnya yang paling tepat.
Misalnya, tiket dukungan yang masuk dapat dikategorikan secara otomatis: kasus -kasus kritis ditingkatkan segera, sementara permintaan yang kurang mendesak diteruskan ke tim yang tepat atau dijadwalkan untuk nanti.
Hal yang sama berlaku untuk dokumen, yang dapat disortir sebelumnya berdasarkan kontennya, dengan tindakan yang dipicu sesuai dengan jenis dokumen atau kata kunci yang dikandungnya. Dengan AI di tempat, otomatisasi beradaptasi secara cerdas untuk setiap situasi dan memastikan bahwa respons yang tepat terjadi pada saat yang tepat.
Tips untuk proses digitalisasi yang mulus
Digitalisasi jarang berhasil ketika didekati sebagai proyek satu kali yang mencakup semua. Hasil yang paling berkelanjutan berasal dari pendekatan langkah demi langkah yang menyeimbangkan kemenangan cepat dengan perencanaan jangka panjang.
Cara yang baik untuk memulai adalah dengan memulai dari yang kecil. Alih -alih mencoba mengotomatiskan lusinan proses sekaligus, pilih yang menyebabkan frustrasi paling banyak dalam pekerjaan sehari -hari Anda. Apakah itu entri data manual, pelaporan berulang, atau rantai persetujuan lambat. Dengan mengotomatiskan satu proses terlebih dahulu, Anda membuat perbaikan langsung yang menunjukkan nilai digitalisasi kepada tim Anda. Ini membangun momentum dan menurunkan resistensi terhadap perubahan lebih lanjut.
Setelah kesuksesan pertama ada, masuk akal untuk memprioritaskan. Tidak semua proses memberikan hasil yang sama saat otomatis. Fokus pada mereka yang sangat kompleks atau melibatkan volume data yang tinggi. Pikirkan penyerahan timbal antara pemasaran dan penjualan, pemrosesan faktur, atau perutean tiket dukungan pelanggan. Area -area ini biasanya mengkonsumsi sumber daya terbanyak dan membuat kemacetan, yang berarti bahwa bahkan peningkatan efisiensi yang sederhana dapat membebaskan kapasitas yang substansial.
Akhirnya, digitalisasi terbayar paling banyak ketika dipikirkan dengan baik sejak awal. Sebelum mengimplementasikan alat apa pun, dengan hati -hati memetakan pemicu mana yang harus memulai tindakan mana, dan mempertimbangkan kasus -kasus tepi seperti pengecualian, eskalasi, atau persetujuan. Langkah perencanaan ini mencegah alur kerja yang terfragmentasi atau tidak konsisten di kemudian hari. Ini juga memastikan bahwa proses digital Anda dapat skala seiring dengan tumbuhnya bisnis Anda, alih -alih harus dibangun kembali dari awal.
Singkatnya, digitalisasi yang halus menggabungkan perbaikan cepat dan terlihat dengan fokus pada area berdampak tinggi dan fondasi yang kuat dari desain proses yang bijaksana.
ROI proses digitalisasi
Oleh karena itu, ROI dari digitalisasi proses digitalisasi: pengurangan biaya yang dapat diukur, efisiensi yang lebih tinggi, dan peningkatan akurasi data, tetapi juga keuntungan yang lebih sulit untuk memuja dalam kepuasan pelanggan, keterlibatan karyawan, dan kelincahan organisasi. Ketika bisnis mendekati digitalisasi secara strategis-memulai kecil, memprioritaskan area berdampak tinggi, dan perencanaan ke depan-investasi terbayar dengan cepat dan terus menghasilkan pengembalian seiring pertumbuhan perusahaan.
Apakah Anda memerlukan dukungan dengan langkah-langkah pertama, atau Anda ingin mengimplementasikan proyek digitalisasi yang dibuat khusus? Jangan ragu untuk menghubungi kami dan – kami akan membantu Anda membuat proses Anda lebih efisien dan mempersiapkan perusahaan Anda untuk masa depan.
